Kuliah Ke 3-4
DESKRIPSI ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM KEPEMIMPINAN
ORGANISASI
- Definisi Organisasi
Oraganisasi adalah proses dan wadah
untuk mencapai tujuan bersama secara efektif, efisien dan rasional, dengan
pembagian atau penelegasian tugas dan pekerjaan, wewenang serta tanggung jawab
anggota organisasi.
Pendelegasian adalah pemindahan atau
penyerahan tugas organisasi atau perseorangan kepada orang lain hingga membuat
keputusan atau kebijakan yang seksama.
Mengapa organisasi itu dianggap
penting, karena memiliki beberapa prinsip antara lain:
a. Memiliki pendelegasian tugas dan
tanggung jawab secara jelas baik secara individu maupun organisatoris, sehingga
terjadi kristalisasi profesi dan akuntabiltas yang baik.
b. Terjadi proses pengaruh mempengaruhi
dan dilakukannya koordinasi secara tepat atau integrited.
c. Merumuskan otoritas dan kewenangan
secara baik untuk meningkatkan motivasi atau semangat kerja pegawai serta
meningkatkan loyalitas / kinerja yang produktif, dari pucuk pimpinan hingga
pegawai yang paling rendah.
d. Dilakukannya pengawasan dan
pengendalian secara berkala, sistematis yang dikemas dalam komunikasi formal
dan informal.
- Sistem dan Prosedur
Administrasi Perkantoran
Sistem dan prosedur administrasi
perkantoran adalah langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang sistematis yang
berkaitan dengan apa, mengapa, bilamana, dimana, kapan suatu pekerjaan itu
dilaksanakan.
Sistem dan Prosedur Perkantoran yang
baik memiliki dampak:
a. Pekerjaan menjadi lebih sederhana, efektif, efisien, responsif dan
akuntabel.
b. Mudah melakukan pemantau, pengawasan
dan pengendalian, karena telah didukung spesialisasi, kompetensi atau
profesionalisme masing-masing individu.
c. Terjadinya koordinasi yang
integratif antara bagian atau individu yang satu dengan yang lain, dan saling
membatu dalam pemecahan masalah yang dihadapi.
d. Telah terjadi proses pendidikan dan
latihan secara berkelanjutan atau kaderisasi hingga menuju tingkat kematangan
yang tinggi.
e. Penguasaan sarana dan prasarana
administrasi perkantoran yang baik yang didukung Informasi Teknologi (IT).
- Model-model atau Struktur
Organisasi Perkantoran, meliputi:
a. Model / Struktur Organisasi Garis
Model organisasi ini biasa digunakan
oleh organisasi yang masih sederhana atau kecil, karyawannya belum begitu
banyak dan spesialisasi pekerjaan belum begitu dianggap penting.
b. Model / Struktur Organisasi
Fungsional
Model yang satu ini, dengan ciri
bahwa pimpinan pada setiap lefel, belum perlu dengan pegawai yang khusus, jadi
setiap pimpinan berhak memerintah pegawai, begitu sebaliknya setiap bawahan
berhak menerima perintah pimpinan.
c. Model / Struktur Organisasi Garis
dan Staf
Pada model ini maksudnya pada suatu
organisasi terdapat satu atau beberapa staf yang ahli dalam bidang tertentun yang
bertugas memberi nasihat dan saran kepada pimpinan di dalam organisasi yang
bersangkutan.
Bentuk ini disebut juga penggabungan
antara organisasi fungsional dan staf.
- Mengidentifikasi Pekerjaan
Kantor.
Pekerjaan kantor (office work) disebut juga (clerical wark,
paper wark), administrasi (dalam arti sempit) atau tata usaha.
Bagaimana pentingnya administrasi
perkantoran, karena setiap organisasi apapun dan manapun perlu didukung
pelayanan perkantoran (office service) dalam mencapai tujuan, meliputi:
a. Penyampaian keterangan secara lisan
maupun tulisan.
b. Laporan atau evaluasi untuk
mengkoordinasikan banyak hal, cepat, akurat / valid untuk kepenringan
pengambilan keputusan pimpinan.
Jadi aktivitas pekerjaan pelayanan
(publik) / tata usaha, pada dasarnya berdasarkan pola:
a. Menghimpun,
Mencari keterangan atau data yang
dipergunakan sebagai bahan untuk memecahkan masalah tertentu.
b. Mencacat,
Kegiatan tulis menulit untuk
mengelola keterangan-keterangan yang didapatkan, untuk kemudian disimpan untuk
dipergunakan sebagaimana mestinya.
c. Mengolah,
Mengerjakan keterangan (menganalisis,
menginterpretasi) dengan berbagai metode untuk dipersiapkan memecahkan masalah.
d. Menggandakan,
Kegiatan memperbanyak (sesuai
kebutuhan) dengan berbagai alat yang representatif.
e. Mengirim,
Kegiatan menyampaikan keterangan /
data sesuai dengan keperluan atau masalah yang dihadapi.
f. Menyimpan,
Kegiatan meletakkan keterangan /
data dengan baik, hingga memudahkan bilamana sewaktu-waktu dipergunakan.
- Unsur-unsur Kepemimpinan –
Manajemen Perkantoran
a. Manusia (man)
Pegawai, dimulai dari pucuk pimpinan
hingga pekerja yang paling bawah, atau sebaliknya, yang bertugas mengelola
informasi atau data sesuai dengan keperluan.
b. Uang (money)
Unsur ini digunakan untuk keperluan
belanja pegawai, pembelian peralatan, dan lain-lainya.
c. Material (alat / perlengkapan)
Terdiri dari macam alat-alat:
1. Alat Tulis Kantor.
Pena, kertas, tinta dll., dalam
rangka proses penanganan informasi sehingga perlu pengelolaan yang baik agar
efektif dan efisien (baik yang habis pakai, maupun tidak).
2. Mesin-Mesin Kantor.
Note Book, Kalkulator, Mesin Cetak,
dll.
d. Metode (metod), cara memecahkan
masalah
e. Situasi – waktu (time)
f. Informasi (information)
- Identifikasi Kompetensi Pesonal
/ Pegawai
a. Persyaratan Personal Kantor
1. Pengetahuan
Yaitu pegawai yang bekerja dikantor,
baik pemerintah maupun swasta (goverment and nongoverment), yang berusaha
memberikan jasa/kinerjanya untuk mencapai tujuan, dengan kepribadian yang baik
dilanadasi oleh etika, filsafat serta agama.
2. Ketrampilan
Ketrampilan yang masuk dalam ranah
kompetensi, yang dilandasi dari suatu profesi yang terukur dari pendidikan,
kemampuan / keahlian, etika, filsafat dan agama.
Dinyatakan trampil apabila pegawai
bekerja sesuai dengan standar yang dibutuhkan dan seharusnya, dengan tidak
melepaskan mutu (kualitas), jumlah (kuantitas), waktu (efektif dan efisien).
3. Kepribadian
Keseluruhan sifat, watak, karakter
yang dimiliki seseorang, yang dapat dikenali maupun tidak dapat dikenali.
Yang dapat dikenali antara lain:
a. Sikap posisi badan ketika duduk,
berjalan dan menyampaikan pendapat.
b. Bersih, rapi, harum.
c. Luwes dan berbusana serasi.
d. Sehat jasmani dan rochani.
e. Mampu dan trampil bekerja.
f.
Senyum, sapa (salam).
g. Loyalitas /
kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya, sehingga merasa memiliki,
menjaga nama baik organisasi, dll
h. Tekun, rajin dan
sabar dalam bekerja serta mengahadapi masalah, bukan putus asa
i. Menyimpan rahasia
organisasi, jabatan / pimpinan, diri sendiri.
b. Sumber Tenaga Kerja
1. Sumber Internal
a. Pengembangan karier (cereer
development).
b. Promosi dan mutasi, desersi (jangan
terjadi bilamana tidak terpaksa)
2. Sumber Eksternal
Dilakukan dengan cara membuka
lamaran, dilakukan seleksi sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah
ditetapkan sesuai dengan kebutuhan.
c. Langkah Seleksi
Kebijakan untuk penerimaan pegawai
dengan seleksi meliputi:
1. Penarikan Tenaga Kerja, dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Organisasi harus mencari pegawai
yang sesuai dengan visi, misi, trategi dan tujuan yang telah ditetapkan.
b. Seleksi, yaitu: proses kegiatan
pemilihan calon pegawai / pelamar yang memenuhi persyaratan, diantaranya:
1.
Surat
lamaran (dulu ditulis dengan tangan, sekarang banyak cara)
2.
Daftar
riwayat hidup
3.
Ijazah
4.
Surat
Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK, dulu SKKB)
5.
Surat
keterangan pengalaman kerja (Curikulul Vitae)
6.
KTP,
Foto, KK.
7.
Dll
sesuai kebutuhan.
2. Klasifikasi Jabatan (job
classification) sebagai dasar seleksi
Tujuan – manfaatnya adalah membatu
mendapatkan pegawai sesuai yang dibutuhkan untuk mengisi suatu jabatan tertentu,
ditetapkan setelah melakukan magang sebagai salah satu dasar seleksi.
3. Tes dan Wawancara
a. Macam-macam Tes
Tes ini dilakukan untuk mengetahui
kecakapan dan kepribadian calon pegawai, pola ini dapat digolongkan lebih
lanjut:
1. Tes individu, biasanya dilakukan
secara lesan.
2. Tes kelompok, biasanya dilakukan
secara tertulis.
3. Tertulis
Macamnya:
1. Obyektif, jawaban singkat (short,
answer)
2. Melengkapi (completion)
3. Memilih (multiple choice test),
benar atau salah (true false test)
4. Subyektif, misalkan membuat
karangan.
4. Tes Intelegensi (intelligence test),
digunakan untuk mengetahui tingkat integensi (IQ) calon pegawai.
5. Tes Minat (interest test), digunakan
untuk mengetahui minat calon pegawai.
6. Tes Kepribadian (personality test),
untuk mengetahui kepribadian pelamar.
7. Tes Bakat (aptitude test) untuk
mengukur calon pegawai.
8. Tes Kesehatan (medical test), untuk
mengetahu kesehatan pelamar sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan.
b. Wawancara (Interview)
Teknik ini digunakan hampir semua
lini dan jabatan yang diperlukan dalam organisasi yang dilakukan oleh
pewawancara (interviewer) yang dilakukan secara obyektif, dengan tujuan:
1.
Memastikan
bahwa pelamar benar-benar berminat bekerja pada organisasi yang bersangkutan,
2.
Mencari
kebenaran data-data yang tertulis di dalam formulir lamaran,
3.
Mendapatkan
informasi lain yang belum tertulis di dalam lamaran,
4.
Memastikan
bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang paling tepat sesuai dengan
persyaratan yang telah ditetapkan,
5.
Memberikan
kesempatan kepada pelamar untuk memperoleh informasi tetang organisasi, jenis
pekerjaan dan jabatan yang dilamar,
6.
Memberikan
kesan yang positif kepada pelamar sehingga wawancara secara tidak langsung
merupakan media promosi bagi organisasi.
4. Penempatan Personal Kantor dalam
Tugas (Baru):
Pegawai lama / beru membutuhkan
penempatan dalam tugas atau pekerjaan, setelah proses panjang dari lamaran,
sebagai pengenalan, dan lain-lain:
a. Aspek Kehidupan Organisasi.
Kisi-kisi yang dapat diberikan
antara lain:
1. Sejarah organisasi
2. Struktur dan tipe organisasi
3. Tatakerja yang diberlakukan dalam
organisasi
4. Standar Operasional Prosedur (SOP)
dan Literatur yang digunakan
5. Pengenalan para pejabat
6. Tata ruang dan tata letak serta
fasilitas kerja
7. Berbagai ketentuan normatif
8. Produk organisasi
9. Uraian jabatan atau pekerjaan
10. Hal-hal yang terkait dengan hak dan
kewajiban pegawai
11. Ketentuan-ketentuan tentang jaminan
sosial.
b. Kepentingan Pegawai Baru
1. Penghasilan
2. Jam Kerja
3. Hak cuti
4. Fasilitas yang disediakan
5. Pendidikan dan pelatihan
c. Ruang Lingkup Tugas yang
bersangkutan, menyangkut segi-segi teknik, seperti:
1. Lokasi
2. Aktivitas yang harus dilakukan
3. Persyaratan keselamatan kerja
4. Perilaku dalam tugas
5. Kerjasama,
6. Koordinasi, dll.
d. Perkenalan, aktivitas ini dalam
rangka memperlancar pelaksanaan tugas, dari siapa perintah akan datang dan
kepada siapa perintah dapat dilakukan, kemana harus melapor, siapa atasan
langsung, siapa rekan-rekan kerjanya, ini disebut “latihan orientasi”
(orientation training).
Sugeng Rusmiwari
FISIP UNITRI MALANG
081 334 995 112