Minggu, 25 September 2011

Home » » Kuliah 2 Administrasi Perkantoran

Kuliah 2 Administrasi Perkantoran

By No comments
Kuliah Ke 2 - 3

BELAJAR ADMINISTRASI PERKANTORAN


PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
  1. Faham Administrasi Perkantoran
    1. Kantor
    2. Administrasi Perkantoran
  2. Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi
    1. Organisasi
    2. Delegasi
    3. Sentralisasi
    4. Prosedur
    5. Sistem
    6. Penyederhanaan kerja
    7. Bentuk-bentuk organisasi kantor
  3. Pekerjaan Kantor
    1. Pekerjaan kantor
    2. Sumber Daya dalam Kantor
  4. Persyaratan Personal
    1. Syarat-2 personal kantor
    2. Sumber Tenaga Kerja
    3. Langkah-2 seleksi personal

DESKRIPSI ADMINISTRASI PERKANTORAN
  1. Kantor
    1. Pengertian
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, artinya: “ruang atau tempat untuk melakukan sutau pekerjaan organisasi”
Kantor berasal dari Bahasa Belanda, yaitu Kantoor dan mengalami pembauran dengan bahasa Inggris Office, yang mempunyai arti: Suatu ruang / kamar kerja atau ruang tulis menulis, pimpinan dan atau staf dalam menjalankan aktifitasnya, baik pemerintah maupun swasta (goverment and nongoverment)
Kesimpulannya:
Kantor adalah tempat untuk beraktivitas atau bekerja, yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam organisasi atau secara individu, guna mencapai tujuan tertentu, bahkan berkembang dalam bentuk Web.

    1. Fungsi Kantor
Menjamin lancarnya aktivitas atau pekerjaan pelayanan-pelayanan: komunikasi, pencatatan, surat-menyurat, pembiayaan yang digunakan oleh pimpinan (leader) maupun anggota / bawahan (follower).


  1. Administrasi Perkantoran
    1. Pengertian Administrasi.
Administrasi, secara etimologis dari bahasa Latin dari kata ad  yang artinya intensif, dan menteri yang artinya to serve (melayani).
Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda administratie, meliputi catat- mencatat, surat menyurat, ketik-mengetik, ketata usahaan (clirecal work).
Dalam praktek perkantoran, pengertian administrasi, manajemen, kepemimpinan dan perkantoran digunakan secara silih berganti atau bersamaan.

    1. Aspek-aspek Kepemimpinan – Manajemen Perkantoran, berkaitan dengan efektif, efisien dan rasional:
1.      Visi, Misi, Tujuan, Sasaran
Merupakan suatu penting dalam menentukan arah dan tujuan atau payung kegiatan hingga samapai pada organisasi terkecil dan substantif.
2.      Organisasi
Himpunan manusia yang beraktifitas dengan tujuan tertentu sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan tanggung jawabnya masing-masing.
3.      Metode dan Strategi serta Sistem
Sistematika / urutan  pekerjaan, siapa, dimana dan kapan pekerjaan tersebut dilaksanakan dan diselesaikan.
4.      Personalia
Personalia berkaitan dengan penempatan pegawai, pendidikan dan latihan, motivasi, kinerja, responsibiltas, akuntabilitas, dll.

    1. Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara aplikatif Fungsi Administrasi Perkantoran antara lain:
1.  Mengatur pekerjaan yang bersifat rutin, teknis.
2. Merencanakan,   mengorganisasikan,  menganalisis   kritis   dan mengevaluasi serta mengintepretasi, serta mengambil keputusan, menyusun laporan.

Fungsi 1. Bersifat Rutin.
Fungsi ini membutuhkan pemikiran dalam pekerjaan yang bersifat harian atau rutin, diantaranya pengadaan, pengelolaan surat menyurat, yang dapat dilakukan oleh staf administrasi.

Fungsi 2. Bersifat Teknis.
Fungsi ini cukup bagus memberikan saran dan pendapat secara teknis untuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan. Contoh pemanfaatan software penunjang disiplin pegawai untuk presensi, dan dapat dilaksanakan kerjasama staf teknis yang tergabung pada (InformationTechnology/IT) dan administratif setelah mendapatkan petunjuk dari pimpinan.
Fungsi 3. Fungsi Analysis, Evaluasi dan Intepretasi.
Fungsi ini membutuhkan pemikiran kritis, kreatif dan inovatif serta advokatif, dalam memberikan dukungan pengambilan keputusan oleh pimpinan (leader), yang terjadi pada level: pucuk pimpinan (top leader), pimpinan menengah (midle leader), dan pimpinan yang ada di bawah / staf (follower leader).

Fungsi 4. Fungsi Interpersonal.
Merupakan fungsi yang membutuhkan keahlian atau profesionalisme dalam pengambilan keputusan atau kebijakan, kemampuan atau keahlian melakukan koordinasi, serta memotivasi bawahan sehingga mampu menciptakan manajemen-kepemimpinan tim dan suatu pekerjaan (tim work).

Fungsi 5. Fungsi Kepemimpinan.
Fungsi ini ditunjukan pada kemampuan pemimpin dengan melakukan perencanaan yang baik, pengorganisasian staf dan atau unit terkait, memotivasi pegawai dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan, melakukan kontrol dan evaluasi serta tindakan bijak bilamana dilapangan terjadi hal-hal yang harus mengambil keputusan dengan cepat dan bijaksana.

    1. Prinsip-Prinsip Administrasi
Sehingga dalam arti yang luas, prinsip-prinsip administrasi, meliputi:
1.      Perencanaan (planning)
2.      Pengorganisasian (organizing-coordinating)
3.      Aktivitas (actuating)
4.      Kontrol – pengawasan (controlling)
5.      Otoritas-kewenangan (authority)
6.      Pembagian pekerjaan-rantai skala (span of control)
7.      Kesatuan komando (unity of command)
8.      Kesamaan dan Kesatuan arah kegiatan (equity and unity of direction)
9.      Pemberian imbalan dan sanksi (reward and punishme)
10.  Inovator, Motivator, Stabilisator, Modernisator, Advokator
11.  Jujur, Mujur, Syukur, Makmur

sugeng rusmiwari, 081 334 995 112

0 komentar:

Posting Komentar