Fungsi Komunikasi dalam Administrasi Perkantoran

Fungsi Komunikasi:

Menurut Scott dan Mitchell (1976), komunikasi mempunyai empat fungsi penting:

1.       Fungsi Kontrol;

2.       Fungsi Motivasi;

3.       Fungsi Emosi;

4.       Fungsi Informasi;

Fungsi Kontrol:

1.       Bahwa setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya;

2.       Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya;

3.       Kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka;

4.       Komunikasi informal juga dapat mengontrol mengontrol perilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan mengkomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauhi ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat;

Fungsi Motivasi:

1.       Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang  telah mereka lakukan;

2.       Sebaik  apa mereka mengerjakannya;

3.       Dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya di masa depan;

Fungsi Emosi:

1.       Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi social;

2.       Interaksi social melalui komunikasi (formal maupun informal);

3.       Masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi negative, misalnya frustrasi atau tidak puas dengan peklerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja;

Fungsi Informasi:

1.       Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak (pemimpin. pen) manajemen;

2.       Dengan mentransfer data dan alternative pilihan  yang ada, individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan;

Sumber:

Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, 2006.