Dukumen Administrasi Perkantoran

Dokumen

1.       Menurut The Georgia Archives, 2004, dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa di akses serta digunakan;

2.       Adapun The international Standard Organization (ISO on Records Manajement – ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai infomrasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hokum atau transaksi bisnis;

3.       Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheets, database, gambar, dan data suara;

4.       Sedangkan arsip didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston, 2005, sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen (Deserno,  I. dan Kynaston, D. 2005, A Records Management Program that Works for Archives, The information Manajement Journal, May / June, Hal. 60-63).

.        Odgers, 2005, mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. (Odgers, P, 2005, Administrative Office Management, Edisi Ketigabelas, Thomson: South-Western.

6.       Adapun Charman, 1998, mendefinisikan sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan. (Charman, D, 1998, The Expanding Role of the Archivist, ARMA Records Management Quarterly, October, Volume 32, Issue 4 pp 16-20.

7.       Lebih lanjut Bank Dunia, 2005, menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas:

a.       Isi;

b.      Struktur;

c.       Konteks;

8.       Isi:

Yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut;

9.       Struktur

Merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin, dan lambang organisasi) dan logis (logika dibalik pembuatan dokumen tersebut) dari suatu arsip.

Misalnya,

a.       struktur surat akan terdiri dari header (nama pengirim, tanggal, judul surat, dan penerima);

b.      tubuh surat (isi dari maksud dibuatnya surat) dan;

c.       otentifikasi (tanda tangan si pembuat surat);

10.   Konteks

Menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.

Sumber:

Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Pemerbit Erlangga, 2006, hlm.82.