Model Pengelolaan Arsip Administrasi Perkantoran

Model Pengelolaan Arsip:

1.       Life Cycle Model (Model Sikulus Hidup): lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual:

2.       Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan): lebih tepat untuk mengelola arsip elektronis:

Tabel Ringkasan:

Aspek	Model Siklus Hidup	Model Berkelanjutan
Dasar	Pengelolaan dan pengontrolan arsip kertas secara efektif (dikembangkan pasca PD II)	Pengelolaan dan pengontrolan arsip elektronik pada era digital;
Elemen dari arsip	Fisik	Isi, Konteks, Struktur;
Hal yang menjadi perhatian utama	-Fokus pada arsip (product-driven) -Fokus pada keberadaan arsip secara fisik -Berupa kertas	-Fokus pada tujuan (process-and-customer driven) -Fokus pada isi, konteks, dan struktur arsip serta pengembangan system pentimpangannya -Berupa digital format;
Pola	-Berdasarkan waktu: arsip akan selesai “masa tugasnya” karena waktu yang telah ditentukan; -Proses pengarsipan hanya berlaku pada prose situ sendiri;	-Multi-dimensi arsip: arsip ada karena waktu/tempat, bukan karena waktu dan tempat; -Berkesinambungan: proses pengarsipan akan terjadi di mana arsip itu ada;
Perspektif	-Eksekutif -Bertujuan tunggal; -Sebagai rekaman kehidupan organisasi -Bernilai historis atau sekarang	-Inklusif -Bertujuan banyak -Sebagai rekaman kehidupan organisasi; -Bernilai historis, sekarang yang berkesinambungan dengan masa depan organisasi;
Proses	Ada tahapan tertentu dalam pengarsipan dan perbedaan antara arsip sekarang dan historis	Penyimpangan arsip dan proses pengarsipan terintegrasi dan berkesinambungan
Kriteria untuk menyeleksi arsip	Nilai historis atau sekarang	Nilai berkelanjutan, termasuk nilai historis atau sekarang
Waktu untuk menilai arsip	Pada akhir proses pengarsipan	Selama proses pengarsipan terjadi
Tugas Manajemen Pengarsipan	-Hanya berhubungan dengan proses penyimpangan arsip; -Manajer arsip tidk mempunyai hubungan fungsional dengan organisasi, hanya menerima, mengelola dan merawat arsip; -Pembedaan akuntabilitas antara pembuat, pemakai, manajer arsip maupun pengelola arsip;	-Terintegritas antara bisnis dan proses pengarsipan, dan proses akan terjadi di setiap lini bisnis; -Akuntabilitas bagi Manajer Arsip tidak hanya berkaitan dengan pemeliharaan arsip, namun juga berhubungan dengan penciptaan value dari tujuan dan fungsi organisasi; -kerangka kerja yang terintegrasi dengan stakeholders yang lain;

Sumber:

Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Pemerbit Erlangga, 2006, hlm.83.