Bahan Kuliah Adm.
Perkantoran
Sugeng rusmiwari
081 334 995 112
Renungan:
1. Sesungguhnya Allah tidak mengubah keadaan suatu kaum
sehingga mereka mengubah keadaan yang
ada pada diri mereka sendiri (Q.s. ar-Ra’d (13): 11).
2. Jika dalam tiap helaan nafas hari ini Anda berhasil
membangun karakter pribadi manusia,
meningkatkan potensi kompetensinya, membangkitkan jiwa spiritual sebagai hamba
Allah (Tuhan) dan menambah prestasi diri
(profesionalnya), maka “Anda adalah pemenang hari ini dan pemenang yang akan
datang, tersenyumlah dan jangan marah, dunia ini indah dan tempat untuk beribadah”.
Organisasi.
1. Organisasi adalah suatu bentuk kerja sama antara
sekelompok orang-orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna
mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu.
2. Ciri-ciri organisasi modern
a. Disiplin
b. Sikap spesialisasi dan interdepedensi
c. Sikap mekanistis fungsional dan procedural
3. Unsur-unsur organisasi modern
a. Bentuk atau konfigurasi
b. Struktur atau kerangka serta bagan
c. Jabatan-jabatan
d. Prinsip-prinsip serta aturan-2 permainan
4. Segi-segi atau
aspek-aspek organisasi
a. Segi social (hubungan antar orang)
b. Segi psikologis-psikis (hubungan antar jiwa)
c. Segi politik (hub, antar kekuatan / pembagian kekuasaan)
d. Segi yuridis (hubungan antar kepentingan, hokum).
e. Segi ekonomis (hubungan antar kebutuhan)
f. Segi teknologis – teknis (hubungan cara mengerjakan)
g. Segi kulturan (kebudayaan, nilai-nilai etik / moral)
h. Segia administrasi / birokrasi (hubungan antar
penyelenggara).
5. Maknanya calon administrator publik harus memahami segi-2
tersebut di atas.
6. Teori Organisasi:
a. Menurut Psikologi.
1. Menekankan pada perilaku (behavior, gedraging) orang yang
Nampak bersifat tertentu, berbeda dari pada bilamana mereka sedang sendirian.
2. Menekankan pada kedudukan para warga organisasi sebagai
manusia (man, mens) tidak sebagai orang secara pribadi (person, person)
3. Makhluk yang sifatnya komplek
b. Menurut Ekonomi.
1. Sebagai kesatuan tata rakitan factor-faktor produksi,
tanah, modal, tenaga manusia, management.
2. Terjadi campur aduk cara berfikir (reasoning) ekonomi dan
cara berfikir bisnis.
c. Menurut Ilmu Hukum:
1. Organisasi adalah seperangkat perjanjian-2 hukum
2. Pengaturan hak dan kewajiban
3. Tanggung jawab dan akibat hukumnya.
d. Dalam Ilmu Administrasi
1. Organisasi sebagai wadah dan,
2. Organiasi sebagai penggerak atau proses.\
7. Teori Organisasi dalam
Ilmu Administrasi
a. Teori organisasi non modern (naturalistic organization)
b. Teori organisasi modern, yang umumnya adalah organisasi
yang direncanakan (planned organization).
8. Teori organisasi modern dibagi menjadi:
a. Teori Organisasi Klasik.
1. Disebut juga teori struktur (The structure theory of
organization), menekankan kepada: struktur oragnisasi merupakan hasil
[pembagian kerja (devision of work) dalam
Ekonomi dikenal devision of labour).
2. Makna dalam bangsa kita bahwa, bilamana bangsa kita sudah
dapat bekerja dan berdisiplin secara teratur, maka hal itu berarti bahwa proses
modernisasi berhasil.
3. Tokoh teori ini adalah Henri Fayol (1856-1915) dan Frederick Wilson Taylor
(1856-1915)
b. Teori Hubungan Antar Manusia
1. Disebut (The Human Relation Theory), ini muncul setelah
adanya Research, oleh The Hawthorn Studies.
2. Yaitu bahwa Organisasi dalam Praktek, adalah hasil dari
produk:
a. Hubungan antar manusia (human relation).
b. Motivasi (motivation) yang dijalankan oleh Pemimpin
Organisasi.
c. Teori Proses
1. Juga disebut The Process Theory of Organization.
2. Bahwa suatu organisasi itu merupakan akibat dari suatu proses :
a. Proses kerjasama sekelompok orang
b. Terjadinya aktivitas di dalamnya (dynamic organization)
c. Dilakukan secara teratur.
d. Teori Perilaku
1. Disebut (The Behaviour Theory of Organization) bahwa:
a. Ada dan tidaknya organisasi
b. Baik dan buruknya organisasi
Tergantung dari Sikap
Kelakuan (behavior) angota-anggotanya.
2. Masalah penting menurut teori ini adalah:
Bagaimana membuat
para anggota organisasi itu:
a. Bersikap.
b. Berfikir.
c. Bertingkah laku, sebagai “manusia organisasi”
(organization man) yang tepat.
3. Tokoh teori ini adalah Herbert A. Simon, dalam buku
Administrative Behaviour.
e. Teori Sistema
1. Juga disebut The Systems Theory of Organization.
2. Mengatakan bahwa:
a. Kita harus memandang bahwa organisasi itu sebagai suatu
jaringan (network) dari macam-macam system yang saling berkaitan satu sama
lain.
b. Bekerja dan bergerak berdasarkan tata kaitan system-2
tertentu.
3. Bahaya atau kelemahannya:
Bahwa orang-orang
yang bekerja dalam rangka organisasi tersebut tidak ubahnya merupakan robot-2
hidup belaka.
9. Fungsi utama Organisasi adalah:
a. Menghasilkan barang-barang.
b. Jasa-jasa.
c. Informasi.
10. Hakekat Organisasi
Suatu kesatuan pembawa seperangkat tugas-2 yang
berhubungan satu dengan yang lain, agar tujuan tercapai.
11. Prinsip-prinsip organisasi:
Lyndall F. Urwick, dalam buku Notes on the Theory of
Organization, mengemukakan prinsip organisasi yakni:
a. Principle of the Objective.
Setiap organisasi
beserta bagian-2 nya harus memiliki maksud dan tujuan yang jelas.
b. Principle of Specialization
Kegiatan-2 dari
setiap orang anggota organisasi sejauh mungkin dibatasi satu fungsi saja.
c. Principle of Coordination.
Ini dilakukan dalam
rangka kesatuan gerak dan upaya mencapai tujuan.
d. Principle of Authority
Dalam setiap
organisasi terdapat Top Leader, yang diikuti dengan garis kewenangan yang jelas
dan tegas, baik vertikan maupun horizontal.
e. Principle of Responsibility
Atasan bertanggung
jawab secara mutlak atas semua perbuatan bawahannya (folloership) dalam tugas-2
organisasi
f. Principle of Definition
Isi dari setiap
jabatan (posisi), kewenangan, tanggung jawab, serta hubungan dengan jabatan-2
(posisi) lainnya, mutlak harus dirumuskan dengan jelas dan tegas secara
tertulis, serta diumumkan kepada semua pihak yang bersangkutan.
g. Principle of Correspondence
Dalam setiap jabatan
(posisi) kewenangan dan tanggung jawab harus cocok, harus memadai, harus
setimpal dan harus sesuai.
h. Principle of control
Idealnya setiap orang
membawahi 5 atau 6 orang bawahan dalam tugas pekerjaan yang berkaitan
(interlocks). Makin sempit span of controlnya, makin banyak tingkatan-2 nya
(eselon-eselonnya, level-2 nya). Bilamana jumlah tingkatannya terlalu banyak
maka organisasi menjadi lamban dan kaku.
i. Principle of balance
Berbagai unit yang ada
satu dengan yang lain harus selalu seimbang.
j. Principle of continuity
Organisasi harus
dibuat begitu dinamis sehingga dapat disesuaikan secara terus menerus, tanpa
menggoncangkan suasana, kepada perubahan-perubahan keadaan lingkungan dan tugas.
Bacaan
Prajudi Atmosudirdjo,
Dasar-dasar Ilmu Administrasi, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1986, h. 133-146.