Bahan Kuliah Adm. Perkantoran Etika Bertelepon

Bahan Kuliah Administrasi Perkantoran

Sugeng Rusmiwari

081 334 995 112

Shafwan bin Assal al-Murady berkata, saya mendengar Rasulullah bersabda “Tiadalah orang yang keluar dari rumahnya untuk mencari ilmu melainkan para malaikat meletakkan sayapnya karena rela dengan apa yang diperbuat” (HR. Ibnu Majah, 222).

ETIKA BERTELEPON

Alat komuikasi telepon, saat ini menjadi sarana yang sangat akrab, untuk itu pada calon leader atau administrator publik, perlu memahami etika bertelepon yang utama, yaitu Jelas, Percaya Diri, serta Menyenangkan.

Secara umum Etika Bertelepon adalah:

1.    Mengangkat dengan segera jika telepon berdering.

2.    Sampaikan salam.

3.    Memperkenalkan diri  terlebih dahulu jika menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon.

4.    Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat.

5.    Menyapa penelepon dengan sebutan  ibu atau bapak.

6.    Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan.

7.    Bertanya dengan bijaksana.

8.    Mencatat pesan atau pembicaraan.

9.    Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan.

10. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Etika bertelepon secara khusus:

1.    Sebaiknya menggunakan bahasa resmi.

2.    Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

3.    Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

4.    Berbicara tidak banyak basa-basi.

5.    Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak.

6.    Jangan berbicara dengan nada memerintah.

7.    Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya mendengar bunyi musik.

8.    Tidak mentransfer berkali-kali.

9.    Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah.

10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon.