Macam dan Jenis Rapat

MACAM – JENIS RAPAT

Bahan kuliah Adm. Perkantoran

Sugeng Rusmiwari

081 334 995 112

Renungan:

1.      Bagi manusia ada malaikat-malaikat yang selalu mengikutinya bergiliran, di muka dan di belakangnya, mereka menjaganya atas perintah Allah…..(QS. Ar-Ra’d, ayat 11).

2.      Barang siapa yang berbuat sesuai dengan hidayah (Allah), maka sesungguhnya dia berbuat itu untuk (keselamatan) dirinya sendiri, dan barang siapa yang sesat maka sesungguhnya di tersesat bagi (kerugian) dirinya sendiri. Dan seorang yang berdosa tidak dapat memikul dosa orang lain, dan Kami tidak akan meng’azab sebelum Kami mengutus seorang rasul. (QS. Al-Israa’, ayat 15).

Dalam melaksanakan Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada pendekatan yang digunakan.

Dari tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

A.  Rapat Penjelasan, rapat ini bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta, atas masalah yang dihadapi.

B.  Rapat Pemecahan, rapat ini dilakukan dengan tujuan mencari pemecahan suatu masalah, dari peserta rapat, dan disimpulkan secara bersama.

C.    Rapat Perundingan, rapat dilaksanakan dengan tujuan menghindari adanya perselisihan.

Menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

 A.  Rapat resmi (formal meeting)

Rapat ini diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting dan mendasar dengan dipandu keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat  mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu, dilengkapi dengan agenda rapat.

B.     Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal, dan dilakukan dari kasus per kasus.

C.     Rapat terbuka

Rapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

  D. Rapat tertutup

Rapat dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

A.   Rapat mingguan

Rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.    

B.   Rapat bulanan

Rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

C.       Rapat semesteran

Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali dengan membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

D.       Rapat tahunan

Rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

A.       Rapat rutin

       Rapat yang sudah ditentukan waktunya.

B.       Rapat insidentil

Rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

A.     Rapat Vertikal, rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan, dalam rapat ini bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

B.      Rapat Horizontal, rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi, untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan  ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, dibedakan menjadi dua macam antara lain:

A.     Rapat kerja terpimpin, dalam rapat ini pimpinan memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

B.      Rapat kerja terbuka, rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.