Deskripsi Administrasi Pekantoran dlm Kepemimpinan

DESKRIPSI ADMINISTRASI PERKANTORAN

DALAM KEPEMIMPINAN ORGANISASI

A.     TUJUAN

  Diharapkan mahasiswa mengetahui administrasi perkantoran spesifik dalam organisasi.

B.    STRUKTUR BAHASAN

1.    Definisi Organisasi

2.    Sistem dan Prosedur Administrasi Perkantoran

3.    Model-model atau Struktur Organisasi Perkantoran, meliputi:

4.    Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor.

5.    Unsur-unsur Kepemimpinan – Manajemen Perkantoran

6.    Identifikasi Kompetensi Pesonal / Pegawai

DESKRIPSI ADMINISTRASI PERKANTORAN

DALAM KEPEMIMPINAN ORGANISASI

1. Definisi Organisasi

Oraganisasi adalah proses dan wadah untuk mencapai tujuan bersama secara efektif, efisien dan rasional, dengan pembagian atau penelegasian tugas dan pekerjaan, wewenang serta tanggung jawab anggota organisasi.

Pendelegasian adalah pemindahan atau penyerahan tugas organisasi atau perseorangan kepada orang lain hingga membuat keputusan atau kebijakan yang seksama.

Mengapa organisasi itu dianggap penting, karena memiliki beberapa prinsip antara lain:

a.    Memiliki pendelegasian tugas dan tanggung jawab secara jelas baik secara individu maupun organisatoris, sehingga terjadi kristalisasi profesi dan akuntabiltas yang baik.

b.    Terjadi proses pengaruh mempengaruhi dan dilakukannya koordinasi secara tepat atau integrited.

c.    Merumuskan otoritas dan kewenangan secara baik untuk meningkatkan motivasi atau semangat kerja pegawai serta meningkatkan loyalitas / kinerja yang produktif, dari pucuk pimpinan hingga pegawai yang paling rendah.

d.    Dilakukannya pengawasan dan pengendalian secara berkala, sistematis yang dikemas dalam komunikasi formal dan informal.

2. Sistem dan Prosedur Administrasi Perkantoran

Sistem dan prosedur administrasi perkantoran adalah langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang sistematis yang berkaitan dengan apa, mengapa, bilamana, dimana, kapan suatu pekerjaan itu dilaksanakan.

Sistem dan Prosedur Perkantoran yang baik memiliki dampak:

a.    Pekerjaan menjadi lebih  sederhana, efektif, efisien, responsif dan akuntabel.

b.    Mudah melakukan pemantau, pengawasan dan pengendalian, karena telah didukung spesialisasi, kompetensi atau profesionalisme masing-masing individu.

c.    Terjadinya koordinasi yang integratif antara bagian atau individu yang satu dengan yang lain, dan saling membatu dalam pemecahan masalah yang dihadapi.

d.    Telah terjadi proses pendidikan dan latihan secara berkelanjutan atau kaderisasi hingga menuju tingkat kematangan yang tinggi.

e.    Penguasaan sarana dan prasarana administrasi perkantoran yang baik yang didukung Informasi Teknologi (IT).

3. Model-model atau Struktur Organisasi Perkantoran, meliputi:

a.    Model / Struktur Organisasi Garis

Model organisasi ini biasa digunakan oleh organisasi yang masih sederhana atau kecil, karyawannya belum begitu banyak dan spesialisasi pekerjaan belum begitu dianggap penting.

b.    Model / Struktur Organisasi Fungsional

Model yang satu ini, dengan ciri bahwa pimpinan pada setiap lefel, belum perlu dengan pegawai yang khusus, jadi setiap pimpinan berhak memerintah pegawai, begitu sebaliknya setiap bawahan berhak menerima perintah pimpinan.

c.    Model / Struktur Organisasi Garis dan Staf

Pada model ini maksudnya pada suatu organisasi terdapat satu atau beberapa staf yang ahli dalam bidang tertentun yang bertugas memberi nasihat dan saran kepada pimpinan di dalam organisasi yang bersangkutan.

Bentuk ini disebut juga penggabungan antara organisasi fungsional dan staf.

4. Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor.

Pekerjaan kantor  (office work) disebut juga (clerical wark, paper wark), administrasi (dalam arti sempit) atau tata usaha.

Bagaimana pentingnya administrasi perkantoran, karena setiap organisasi apapun dan manapun perlu didukung pelayanan perkantoran (office service) dalam mencapai tujuan, meliputi:

a.    Penyampaian keterangan secara lisan maupun tulisan.

b.    Laporan atau evaluasi untuk mengkoordinasikan banyak hal, cepat, akurat / valid untuk kepenringan pengambilan keputusan pimpinan.

Jadi aktivitas pekerjaan pelayanan (publik) / tata usaha, pada dasarnya berdasarkan pola:

a.    Menghimpun,

Mencari keterangan atau data yang dipergunakan sebagai bahan untuk memecahkan masalah tertentu.

b.    Mencacat,

Kegiatan tulis menulit untuk mengelola keterangan-keterangan yang didapatkan, untuk kemudian disimpan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

c.    Mengolah,

Mengerjakan keterangan (menganalisis, menginterpretasi) dengan berbagai metode untuk dipersiapkan memecahkan masalah.

d.    Menggandakan,

Kegiatan memperbanyak (sesuai kebutuhan) dengan berbagai alat yang representatif.

e.    Mengirim,

Kegiatan menyampaikan keterangan / data sesuai dengan keperluan atau masalah yang dihadapi.

f.     Menyimpan,

Kegiatan meletakkan keterangan / data dengan baik, hingga memudahkan bilamana sewaktu-waktu dipergunakan.

5. Unsur-unsur Kepemimpinan – Manajemen Perkantoran

a.    Manusia (man)

Pegawai, dimulai dari pucuk pimpinan hingga pekerja yang paling bawah, atau sebaliknya, yang bertugas mengelola informasi atau data sesuai dengan keperluan.

b.    Uang (money)

Unsur ini digunakan untuk keperluan belanja pegawai, pembelian peralatan, dan lain-lainya.

c.    Material (alat / perlengkapan)

Terdiri dari macam alat-alat:

1.    Alat Tulis Kantor.

Pena, kertas, tinta dll., dalam rangka proses penanganan informasi sehingga perlu pengelolaan yang baik agar efektif dan efisien (baik yang habis pakai, maupun tidak).

2.    Mesin-Mesin Kantor.

Note Book, Kalkulator, Mesin Cetak, dll.

d.    Metode (metod), cara memecahkan masalah

e.    Situasi – waktu (time)

f.     Informasi (information)

6. Identifikasi Kompetensi Pesonal / Pegawai

a.    Persyaratan Personal Kantor

1.    Pengetahuan

Yaitu pegawai yang bekerja dikantor, baik pemerintah maupun swasta (goverment and nongoverment), yang berusaha memberikan jasa/kinerjanya untuk mencapai tujuan, dengan kepribadian yang baik dilanadasi oleh etika, filsafat serta agama.

2.    Ketrampilan

Ketrampilan yang masuk dalam ranah kompetensi, yang dilandasi dari suatu profesi yang terukur dari pendidikan, kemampuan / keahlian, etika, filsafat dan agama.

Dinyatakan trampil apabila pegawai bekerja sesuai dengan standar yang dibutuhkan dan seharusnya, dengan tidak melepaskan mutu (kualitas), jumlah (kuantitas), waktu (efektif dan efisien).

3.    Kepribadian

Keseluruhan sifat, watak, karakter yang dimiliki seseorang, yang dapat dikenali maupun tidak dapat dikenali.

Yang dapat dikenali antara lain:

a. Sikap posisi badan ketika duduk, berjalan dan menyampaikan pendapat.

b. Bersih, rapi, harum.

c. Luwes dan berbusana serasi.

d. Sehat jasmani dan rochani.

e. Mampu dan trampil bekerja.

f.  Senyum, sapa (salam).

g. Loyalitas / kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya, sehingga merasa memiliki, menjaga nama baik organisasi, dll

h. Tekun, rajin dan sabar dalam bekerja serta mengahadapi masalah, bukan putus asa

i. Menyimpan rahasia organisasi, jabatan / pimpinan, diri sendiri.

b.    Sumber Tenaga Kerja

1.    Sumber Internal

a.    Pengembangan karier (cereer development).

b.    Promosi dan mutasi, desersi (jangan terjadi bilamana tidak terpaksa)

2.    Sumber Eksternal

Dilakukan dengan cara membuka lamaran, dilakukan seleksi sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah ditetapkan sesuai dengan kebutuhan.

c.    Langkah Seleksi

Kebijakan untuk penerimaan pegawai dengan seleksi meliputi:

1.    Penarikan Tenaga Kerja, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.    Organisasi harus mencari pegawai yang sesuai dengan visi, misi, trategi dan tujuan yang telah ditetapkan.

b.    Seleksi, yaitu: proses kegiatan pemilihan calon pegawai / pelamar yang memenuhi persyaratan, diantaranya:

1.                                            Surat lamaran (dulu ditulis dengan tangan, sekarang banyak cara)

2.                                            Daftar riwayat hidup

3.                                            Ijazah

4.                                            Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK, dulu SKKB)

5.                                            Surat keterangan pengalaman kerja (Curikulul Vitae)

6.                                            KTP, Foto, KK.

7.                                            Dll sesuai kebutuhan.

2.    Klasifikasi Jabatan (job classification) sebagai dasar seleksi

Tujuan – manfaatnya adalah membatu mendapatkan pegawai sesuai yang dibutuhkan untuk mengisi suatu jabatan tertentu, ditetapkan setelah melakukan magang sebagai salah satu dasar seleksi.    

3.    Tes dan Wawancara

a.    Macam-macam Tes

Tes ini dilakukan untuk mengetahui kecakapan dan kepribadian calon pegawai, pola ini dapat digolongkan lebih lanjut:

1.    Tes individu, biasanya dilakukan secara lesan.

2.    Tes kelompok, biasanya dilakukan secara tertulis.

3.    Tertulis

Macamnya:

1.   Obyektif, jawaban singkat (short, answer)

2.   Melengkapi (completion)

3.   Memilih (multiple choice test), benar atau salah (true false test)

4.   Subyektif, misalkan membuat karangan.

4.    Tes Intelegensi (intelligence test), digunakan untuk mengetahui tingkat integensi (IQ) calon pegawai.

5.    Tes Minat (interest test), digunakan untuk mengetahui minat calon pegawai.

6.    Tes Kepribadian (personality test), untuk mengetahui kepribadian pelamar.

7.    Tes Bakat (aptitude test) untuk mengukur calon pegawai.

8.    Tes Kesehatan (medical test), untuk mengetahu kesehatan pelamar sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan.

b.    Wawancara (Interview)

Teknik ini digunakan hampir semua lini dan jabatan yang diperlukan dalam organisasi yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) yang dilakukan secara obyektif, dengan tujuan:

1.               Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat bekerja pada organisasi yang bersangkutan,

2.               Mencari kebenaran data-data yang tertulis di dalam formulir lamaran,

3.               Mendapatkan informasi lain yang belum tertulis di dalam lamaran,

4.               Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang paling tepat sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan,

5.               Memberikan kesempatan kepada pelamar untuk memperoleh informasi tetang organisasi, jenis pekerjaan dan jabatan yang dilamar,

6.               Memberikan kesan yang positif kepada pelamar sehingga wawancara secara tidak langsung merupakan media promosi bagi organisasi.

4.    Penempatan Personal Kantor dalam Tugas (Baru):

Pegawai lama / beru membutuhkan penempatan dalam tugas atau pekerjaan, setelah proses panjang dari lamaran, sebagai pengenalan, dan lain-lain:

a.    Aspek Kehidupan Organisasi.

Kisi-kisi yang dapat diberikan antara lain:

1.    Sejarah organisasi

2.    Struktur dan tipe organisasi

3.    Tatakerja yang diberlakukan dalam organisasi

4.    Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Literatur yang digunakan

5.    Pengenalan para pejabat

6.    Tata ruang dan tata letak serta fasilitas kerja

7.    Berbagai ketentuan normatif

8.    Produk organisasi

9.    Uraian jabatan atau pekerjaan

10. Hal-hal yang terkait dengan hak dan kewajiban pegawai

11. Ketentuan-ketentuan tentang jaminan sosial. 

b.    Kepentingan Pegawai Baru

1.    Penghasilan

2.    Jam Kerja

3.    Hak cuti

4.    Fasilitas yang disediakan

5.    Pendidikan dan pelatihan

c.    Ruang Lingkup Tugas yang bersangkutan, menyangkut segi-segi teknik, seperti:

1.    Lokasi

2.    Aktivitas yang harus dilakukan

3.    Persyaratan keselamatan kerja

4.    Perilaku dalam tugas

5.    Kerjasama,

6.    Koordinasi, dll.

d.    Perkenalan, aktivitas ini dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas, dari siapa perintah akan datang dan kepada siapa perintah dapat dilakukan, kemana harus melapor, siapa atasan langsung, siapa rekan-rekan kerjanya, ini disebut “latihan orientasi” (orientation training).