Senin, 22 Oktober 2012

Prinsip Kerjasama dalam Administrasi Perkantoran


MENERAPKAN PRISIP KERJASAMA
DENGAN KOLEGA ATAU PEGAWAI

 A.     TUJUAN
  Diharapkan mahasiswa mengetahui penerapan prinsip kerjasama dengan kolega atau pegawai.

B.    STRUKTUR BAHASAN
1.    Mendeskripsikan Kolega
2.    Bekerja Sama dengan Kolega
3.    Menyediakan Bantuan Pada Pimpinan, Kolega dan Bawahan serta Orang lain setiap waktu
4.    Memelihara Standar Penampilan Pribadi (grooming)
5.    Bekerja dalam organisasi atau team.



MENERAPKAN PRINSIP-2 KERJASAMA
DENGAN KOLEGA ATAU PEGAWAI

1.    Mendeskripsikan Kolega
Kolega adalah teman atau rekan kerja yang sederajat, dengan status tidak dalam garis vertikal struktural, yang sangat berpengaruh untuk melakukan kerjasama dalam menyelesaikan  pekerjaan kantor demi mewujudkan tujuan bersama.
Kolega ini terdiri dari beberapa macam:
a.    Kolega satu bagian atau satu bidang, yaitu rekan kerja yang berada di bagian yang sama atau menangani kerja yang sama.
b.    Kolega berbeda bagian  namun berkaitan, yaitu rekan kerja satu kantor, dengan tempat berbeda atau bagian lain tetapi masih berkaitan dengan pekerjaannya.

2.    Bekerja Sama dengan Kolega
Kerja sama merupakan kegiatan atau usaha yang dilakukan beberapa orang (lembaga, pemerintah), dengan melibatkan semua anggota untuk saling mendukung dan saling mengikat dalam mencapai tujuan bersama.
Karena dalam suatu organisasi (kantor) dan dalam jabatan apapun tidak mungkin orang itu bekerja sendiri.
Kerjasama dalam kantor terdiri dari Kerjasama dengan pimpinan, dengan kolega dan pengguna jasa.
a.    Bekerja sama dengan pimpinan
Dalam sutau organisasi ada yang memimpin dan ada yang dipimpin (vertikal), artinya dalam suatu organisasi harus ada kerjasama antara bawahan (follower) dengan pimpinan (leader) atau atasan.
b.    Kerjasama dengan kolega
Kerjasama ini dilakukan dalam garis horisontal, atau hubungan sederajat antar teman sejawat, karena suatu pekerjaan akan berhasil bilamana didukung oleh teman sejawat dalam kondisi yang kondusif.
                       
                  Keterangan:
                  Dua kerjasama tersebut di atas dilakukan :
a.    Senantias dilakukan secara tulus, dengan penuh perhatian atau bersungguh-sungguh.
b.    Antara keduanya melaksanakan dengan pelayanan prima terhadap satu sama lain.
c.    Menerima dengan baik atas saran, masukan, pendapat, kritik untuk peningkatan lebih lanjut.
d.    Memberikan hadiah atau hukuman.
e.    Fleksibel, akuntabel, reliabel dan kridibel.

Sisi lain sebagai calon pemimpin (leader) yang perlu dicermati adalah:
Bahasa Non Verbal, yaitu bahasa tubuh:
a.    Cara duduk.
b.    Cara bicara.
c.    Cara berdiri.
d.    Cara berpakaian.
e.    Cara menggunakan tangan atau tubuh.
f.     Atau bagaimana cara mendengarkan bilamana ada orang berbicara, meliputi:
1.    Jangan menyilangkan kaki dan tangan.
Karena dengan menyilangkan kaki atau tangan, seseorang akan tertutup terhadap lawan bicara artinya kejadian ini tidak menciptakan hubungan pembicaraan yang baik, jadi bukalah tangan dan kaki bila saat berbicara dengan orang lain.
2.    Lakukan kontak mata, namun bukan menatapnya.
Kontak mata dengan lawan bicara dapat membuat hubungan pembicaraan menjadi lebih baik dan dapat melihat apakah lawan bicara sedang mendengarkan atau tidak, memang bagi yang tidak biasa akan menjadi tidak nyaman, namun latihlah dan anda akan terbiasa dan nyaman.
Namun juga bukan dengan menatapnya terus menerus , karena akan membuat lawan bicara menjadi gelisah.
3.    Buatlah jarak antara ke dua kaki.
Memberi jarak antara kedua kaki (tidak dirapatkan), baik dalam posisi berdiri maupun duduk menunjukkan kepercayaan diri dan merasa nyaman.
4.    Santaikan bahu.
Ketika kita merasa tegang, juga akan terjadi ketegangan di kedua bahu kita, dan biasanya terlihat pada posisi bahu yang sedikit terangkat dan maju kedepan. Cobalah untuk mengendurkan ketegangan dengan menggerakkan bahu dan mundurkan kembalai posisinya ke belakang.
5.    Usahakan mengangguk saat lawan kita sedang bicara.
Mengangguk menandakan bahwa kita sedang mendengarkan saat lawan kita berbicara, namun jangan berlebihan  yaitu terus menerus dan cepat karena akan terlihat seperti dibuat-buat.
6.    Saat duduk, duduklah dengan tegak jangan membungkuk.
Posisi membungkuk menandakan bahwa saudara sedang tidak bergairah, namun jangan tegang, terlihatlah santai tetapi tegap.
7.    Condongkan badan kedepan.
Menyondongkan badan menunjukkan ketertarikan dengan apa yang disampaikan, namun jangan terlalu banyak karena akan terlihat meminta sesuatu.
Sebaliknya bilamana anda condongkan kebelakang, menandakan anda percaya diri namun bilamana terlalu kebelakang saudara kelihatan sombong atau congkak atau arogan/.
8.    Tersenyum dan Tertawa.
Saat terjadi diskusi, tertawa kecil juga sangat diperlukan, karena akan mencipkan suasana menjadi lebih segar dan dinamis, termasuk diselingi cerita lucu namaun juga jangan terlalu lebar tertawanya. Dan hati-hati usahakan jangan menjadi orang pertama yang tertawa, karena mungkin kondisinya bisa jadi kurang atau tidak menguntungkan.
Dan tersenyumlah saat saudara sedang berkenalan atau ketemu dengan pimpinan atau kolega serta bawahan, tetapi jangan terus menerus karena akan menyimpan penafsiran sesuatu dibalik seyum tersebut.
9.    Jagalah posisi kepala tetap lurus.
Jangan melihat ke bawah saat ketika berbicara dengan seseorang, karena dengan melihat kebawah, kita kelihatan tidak percaya diri dan tidak nyaman dengannya.
10. Jangan terburu-buru.
Persoalan ini berlaku untuk apa saja, pada seseorang yang terbiasa dengan jalan cepat, sesekali perlambatlah jalan anda agar tidak kelihata seperti orang sedang stress, karena dengan memperlambat sesuatu akan mengurangi stress tersebut.
11. Hindari gerakan-gerakan yang menunjukkan bahwa kita gelisah.
Tanda-tandanya, menyentuh muka, menggoyang-goyangkan kaki, mengetuk-ngetuk jari di atas sesuatu, sadar atau tidak tindakan ini adalah menunjukkan bahwa kita gugup bahkan hal itu juga dapat mengganggu perhatian lawan bicara atau orang yang sedang berbicara dengan kita. Bilamana perlu untuk menjelaskan sesuatu gunakan tangan secara efektif.
12. Jagalah selalu sikap kita, ibarat kita sedang berkaca.
Yang pa intinya bilamana kita sedang berbicara dengan orang lain seperti halnya kita berkaca, nyaman apa tidak disaat kita berbicara dengan memengang muka dan yang kita ajak bicara juga dengan memegang muka, begitu dan seterusnya.


3.    Menyediakan Bantuan Pada Pimpinan, Kolega dan Bawahan serta Orang lain setiap waktu
a.    Sopan dan ramah dalam berkomunikasi.
Dilakukan dengan sikap yang akrab, sopan dan penuh kelembutan, menarik, suka membantu, murah seyum dan menarik dalam penampilan.
Sikap ramah dapat dilihat dari raut muka atau wajah yang cerah, riang, tidak cemberut dengan bibir yang tersenyum manis, menjaga sopan santun disertai tutur kata yang manis serta siap membantu pada lawan bicara atau partnernya.
Sehingga hilangkan kemurungan, sembunyikan kesedihan dan kekesalan, kendalikan amarah dan bersikaplah rileks, sehingga menunjukkan suatu kelebihan pada dirinya sendiri.
b.    Cepat tanggap.
Cara menarik pimpinan atau anggota agar simpati, adalah:
1.    Bekerjalah yang giat, karena tanpa kerja yang keras, hal sekecil apapun akan menghambat keberhasilan kita, karena juga dengan bekerja keras maka akan muncul ide-ide kreatif yang cemerlang
2.    Optimis, dengan cara berfikir positif walaupun dalam situasi yang kurang menguntungkan.
3.    Imajinatif, jangan takut untuk melakukan sesuatu dengan caranya sendiri sepanjang cara tersebut tidak menyahi aturan dan berguna untuk memperlancar dalam tugas.
4.    Jadikan orang yang fleksibel, sehingga adapat dengan segera menyesuaikan diri bilamana ada perubahan, dan ini bukan berarti plin-plan.
5.    Melayani pimpinan dan anggota dengan serius dan penuh minat, dan bijaksana dengan mendasarkan pada kejujuran, dan bilamana ada suatu kerjaan yang amat sibuk sampaikan kapan akan dilayani, jangan dibiarkan menunggu, hingga merasa tidak diperlakukan adil apalagi menunggu dengan alasan yang tidak menentu.

c.    Sikap profesional
Sikap profesional dapat dilihat dari bagaimana seseorang menyelesaikan masalah yang menjadi tanggung jawabnya dengan bijaksana, sehingga menunjukkan sikap yang mandiri dalam menjalankan tugas, mampu memberikan kepastian, cepat dan tepat, melakukan komunikasi dengan bahasa yang baik, mengetahui etika dan filsafat, menjaga rahasia atau amanah, berdedikasi baik.

4.    Memelihara Standar Penampilan Pribadi (grooming)
Secara kasat mata, kepribadian seseorang dapat dilihat pada penampilannya, oleh karena itu seorang calon pemimpin yang profesional hendaknya mampu menjaga atau merawat penampilan (Grooming) dengan cara menjaga kerapian dan keserasian.
Groom artinya merapikan atau memelihara penampilan.
Personal grooming, berarti penampilan diri yang sesuai dengan standar yang berlaku ditempat kerja, meliputi busana, tata rias, keserasian memakai aksesoris, sikap posisi tubuh, dll.
Untuk menjalankan ini perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.    Kondisi Fisik.
Fisik yang sehat sangat bepengaruh terhadap produktifitas kerja baik secara kuantitatif maupun klualitatif.
Bagaimana menjaga ini, perlu diperhatikan:
1.    Makanlah dengan gizi yang cukup.
2.    Olah raga
3.    Istirahat yang cukup.
b.    Perawatan Badan.
Perawatan badan perlu dilakukan agar penampilan tetap prima, meliputi:
1.    Perawatan rambut.
2.    Perawatan wajah.
3.    Perawatan tangan dan kaki.
c.    Pakaian.
Cara berbusana yang baik menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi calon pemimpin yang profesional, berarti harus menjaga penampilan diri (personal apperance) secara keseluruhan, dan perlu diperhatikan dengan waktu, keadaan fisik, iklim, bahan, warna dan motif, koesmetik, serta kelengkapan lain.
d.    Cara Bicara
Adalah kemahiran bahasa yang bersifat aktif, yang dapat diperoleh dengan 4 (empat) faktor:
1.    Pengetahuan
Harus dikuasai oleh pegawai / pembicara dalam menjalankan tugas.
2.    Pengalaman
Pengalaman yang banyak akan memudahkan dalam menjalankan pekerjaan.
3.    Inteligensia (kecerdasan otak)
Kecerdasan ini diturunkan sejak lahir, namun ibarat pisau bilamana semakin sering diasah maka akan semakin tajam, jadi latihklah otak kita dengan sering memikirkan sesuatu sesuai dengan bidang pekerjaan kita masing-masing.
4.    Bakat 
Merupakan kletrampilan yang diturunkan sejak lahir, namun juga perlu proses sosialisasi sehingga sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan tanggung jawabnya.
e.    Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat dengan cara pusatkan pikiran, kemudian disaring, dipilih, dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dibahasnya.
f.     Cara Duduk
Cara duduk memberikan arti citra diri seseorang, maka dari itu perlu diperhatikan:
1.    Atur posisi duduk sedemikian rupa agar tidak mudah merasa pegal, lelah dan bosan.
2.    Mulut aturlah agar selalu berdekatan (mingkem, bahasa jawanya).
3.    Hindarkan menyilanhkan kaki dan menggetar-getarkannya.
4.    Juga jangan duduk melorot ke bawah dengan kepala bersandar.
g.    Cara Berjalan
Yang perlu diperhatikan antara lain:
1.    Jangan menyeret sepatu.
2.    Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan secara normal, tidak menunduk dan menengadah.
3.    Ketika keluar masuk, turun naik ruangan, usahakan mendahulukan wanita dan orang tua.
4.    Tunjukkan ekspresi percaya diri.
h.    Cara Makan dan Minum (table manner)
Untuk itu Cara Mkan yang perlu diperhatikan:
1.    Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.
2.    Pilih dan ambil makanan sesuai keperluan.
3.    Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru dan jangan terlalu lambat.
4.    Hindarkan makan seperti orang kelaparan atau pura-pura kekenyangan.
Cara minim yang perlu diperhatikan:
1.    Teguk air sedikit demi sedikit, jangan terburu-buru.
2.    Aduk- jangan ditiup-tiup.
3.    Usahakan air yang akan diminum jangan sampai tumpah.
4.    Jangan mengangkat tinggi-tinggi kelingking dan jari manis.
5.    Perhatikan etika ketika memegang gelas.

5.    Bekerja dalam organisasi atau team.
Kita bekerja tidak dapat lepas dari organisasi atau team, kelompok, namun kita juga harus bekerja sendiri secara profesional.
a.  Pengertian Team.
Manusia sebagai makhluk sosial yang tidak hidup sendiri, dalam kehidupan kita tidak ada yang dapat dilakukan secara sendiri, karena kita selalu membutuhkan peran orang lain, dengan pekerjaan yang sama sifatnya beda maknanya, dan itulah yang disebut team.
b.  Kunci sukses bekerja dalam team.
1.    Kenali anggota team.
Usahakan sedapat mungkin informasi siapa teman-teman kerja, siapa namanya dengan benar, berapa nomor teleponnya.
2.    Temukan kesamaan.
Untuk memperlancar komunikasi carilah kesamaan antara anggota team dalam arti positif. Dan hargai orang lain.
3.    Bersikap ramah.
Meskipun dilakukan dengan cara basa-basi, lakukan dengan ramah, dan jika terpaksa menanggapinya, lihatlah terlebih dahulu dahulu dari sisi baik dan positifnya dan utarakan, setelah itu tambahkan keberatan-keberatan saudara dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan dan usulkan berdasarkan hukum, dalil, undang-undang, peraturan yang valid dan representatif.
4.    Tuliskan dan dokumentasikan.
Jika saudara terpilih menjadi pemimpin (leader), biasakan untuk selalu mempertanggung jawabkan setiap anggota team dan distribusikan.
Atur jadual meeting melalui e-mail dan distribusikan pada anggota team.
Jika ada masukan sebelum meeting, e-mailkan pada seluruh anggota sehingga, yang lain juga mendapatkan masukan yang sama.
5.    Bersikap terbuka dan jujur.
Jujur merupakan modal bekerja dalam team.
6.    Kontrol emosi.
Tekanan pekerjaan yang relatif tinggi, akan mudah memicu timbulnya stres atau rasa lelah yang menyebabkan masalah akan mudah muncul, dan lakukan istirahat secukupnya, kosongkan fikiran sementara, ingat pepatah “orang yang pandai mengatur emosi adalah salah satu kunci sukses bekerja dalam team”.
7.    Tawarkan solusi.
Disaat menemukan masalah delam mengolah ide, ajak team untuk mengolah ide, ajak team untuk berfikir bersama dengan kalimat pertanyaan “Menuurt pendapat saya, cara ini adalah cara yang cukup tepat, dengan pertimbangan a...., b..... dst (dasar), lalau Bagaimana menurut Bapak, Ibu dan Saudara-saudara ?).

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar