Deskripsi Administrasi Perkantoran

Mendeskripsikan Adm. Perkantoran

1.1.1   Pengertian Administrasi

Istilah administrasi dalam pengertian sehari-hari adakalanya disamakan dengan istilah tata usaha. Administrasi terdiri atas dua pengertian. Namun sebelumnya perlu diketahui bahwa administrasi berasal dari kata Latin ( Yunani ), yaitu Ad dan ministrare. Kata Ad berarti ke atau kepada, adapun kata ministrare yang berarti mengabdi, memenuhi, atau melayani.

1.  Administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit diambil dari istilah Belanda yaitu administratie yang berarti pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan dan kesekretarisan meliputi pekerjaan surat menyurat, dokumentasi, kearsipan, dan sebagainya dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.  Administrasi dalam arti luas

Selain istilah administrasi dalam bahasa Belanda yang artinya sama dengan tata usaha, yakni kegiatannya terbatas hanya pada kegiatan surat menyurat, mengetik, tulis-menulis, kearsipan dan kegiatan kantor lainnya. Dalam bahasa Belanda juga terdapat istilah bestuur yang mengandung arti luas dibandingkan dengan pengertian tata usaha.

Administrasi dalam arti luas dapat disebutkan sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih secara rasionalitas untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 1-2)

Menurut Arthur Grager, Manajemen Perkantoran merupakan fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.

William Leffingwell & Edwin Robinson menjelaskan bahwa manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun perkerjaan itu harus dilakukan.

William Spriegel & Ernest Davies menerangkan bahwa manajemen perkantoran merupakan pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.

Sedangkan menurut George R Terry, Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Dari keempat pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberi arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Dengan kata lain manajemen perkantoran dapat di definisikan sebagai sebuah fungsi yang berkaitan dengan sekelompok tugas pekerjaan yang meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung pada satu sama lain.

Sejak tahun enam puluhan terjadi perubahan baru mengenai Office Management menjadi Administrative Management karena dianggap tidak lagi mencerminkan kedudukan dan peranan dari fungsi manajemen lagi. Dapat didefinisikan Manajemen Administrasi adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi-fungsi pelayanan seperti memperoleh keterangan, mencatat keterangan, menganalisis keterangan, menyusun rencana, serta melakukan komunikasi.

Setelah adanya perubahan baru mengenai manajemen perkantoran menjadi administrasi perkantoran, kini manajemen perkantoran tidak lagi sekedar mencatat keterangan melainkan memikul tugas-tugas antara lain melakukan analisis dan menbuat perencanaan. Tugas-tugas ini dilakukan oleh pejabat pimpinan yang disebut Administrative Manager (Manajer Administratif).

Ruang lingkup tugas setiap manajer administrative tidak hanya menyangkut rangkaian aktivitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja, melainkan juga menjangkau aktivitas menyusun rencana. Tugas setiap manajer perkantoran atau administrative berkaitan pula dengan aktivitas-aktivitas para pegawai bawahan dan rekan sekantor yang diatur dan disusun sebaik-baiknya. Hal ini dikatakan sebagai organisasi perkantoran.

Seorang ahli dari Inggris J. C. Denyer menyatakan bahwa seorang manajer perkantoran harus memiliki pendidikan dan latihan yang tepat maupun ciri-ciri perwakatan yang cocok dengan tugasnya. Manajer perkantoran juga harus memiliki kemampuan melimpahkan pekerjaan maupun kecakapan dalam organisasi. Seorang manajer perkantoran harus mampu melihat semua urusan dalam keseluruhannya maupun menghargai segi-segi teknis administrasi yang terperinci.

          (Gie, The Liang, 2007: Hal 2-12)

( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)