Organisasi Administrasi Perkantoran

ORGANISASI ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.     TUJUAN

  Diharapkan mahasiswa mengetahui dan memahami organisasi dalam administrasi perkantoran.

B.    STRUKTUR BAHASAN

1.    Pengertian

2.    Ciri-ciri organisasi modern

3.    Unsur-unsur organisasi modern

4.    Segi-segi  atau aspek-aspek organisasi

5.    Maknanya calon administrator publik harus memahami segi-2 tersebut di atas.

6.    Teori Organisasi:

7.    Teori Organisasi dalam  Ilmu Administrasi

8.    Teori organisasi modern

9.    Fungsi utama Organisasi adalah:

10. Hakekat Organisasi

11. Prinsip-prinsip organisasi:

12.  

Renungan:

1.    Sesungguhnya Allah tidak mengubah keadaan suatu kaum sehingga mereka mengubah keadaan  yang ada pada diri mereka sendiri (Q.s. ar-Ra’d (13): 11).

2.    Jika dalam tiap helaan nafas hari ini Anda berhasil membangun karakter pribadi  manusia, meningkatkan potensi kompetensinya, membangkitkan jiwa spiritual sebagai hamba Allah (Tuhan)  dan menambah prestasi diri (profesionalnya), maka “Anda adalah pemenang hari ini dan pemenang yang akan dating, tersenyumlah dan jangan marah”.

Organisasi.

1.    Pengertian

Organisasi adalah suatu bentuk kerja sama antara sekelompok orang-orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu.

2.    Ciri-ciri organisasi modern

a.    Disiplin

b.    Sikap spesialisasi dan interdepedensi

c.    Sikap mekanistis fungsional dan procedural

3.    Unsur-unsur organisasi modern

a.    Bentuk atau konfigurasi

b.    Struktur atau kerangka serta bagan

c.    Jabatan-jabatan

d.    Prinsip-prinsip serta aturan-2 permainan

4.    Segi-segi  atau aspek-aspek organisasi

a.    Segi social (hubungan antar orang)

b.    Segi psikologis-psikis (hubungan antar jiwa)

c.    Segi politik (hub, antar kekuatan / pembagian kekuasaan)

d.    Segi yuridis (hubungan antar kepentingan, hokum).

e.    Segi ekonomis (hubungan antar kebutuhan)

f.     Segi teknologis – teknis (hubungan cara mengerjakan)

g.    Segi kulturan (kebudayaan, nilai-nilai etik / moral)

h.    Segia administrasi / birokrasi (hubungan antar penyelenggara).

5.    Maknanya calon administrator publik harus memahami segi-2 tersebut di atas.

6.    Teori Organisasi:

a.    Menurut Psikologi.

1.    menekankan pada perilaku (behavior, gedraging) orang yang Nampak bersifat tertentu, berbeda dari pada bilamana mereka sedang sendirian.

2.    Menekankan pada kedudukan para warga organisasi sebagai manusia (man, mens) tidak sebagai orang secara pribadi (person, person)

3.    Makhluk yang sifatnya komplek

b.    Menurut Ekonomi.

1.    Sebagai kesatuan tata rakitan factor-faktor produksi, tanah, modal, tenaga manusia, management.

2.    Terjadi campur aduk cara berfikir (reasoning) ekonomi dan cara berfikir bisnis.

c.    Menurut Ilmu Hukum:

1.    Organisasi adalah seperangkat perjanjian-2 hukum

2.    Pengaturan hak dan kewajiban

3.    Tanggung jawab dan akibat hukumnya.

d.    Dalam Ilmu Administrasi

1.    Organisasi sebagai wadah dan,

2.    Organiasi sebagai penggerak atau proses.\

7.    Teori Organisasi dalam  Ilmu Administrasi

a.    Teori organisasi non modern (naturalistic organization)

b.    Teori organisasi modern, yang umumnya adalah organisasi yang direncanakan (planned organization).

8.    Teori organisasi modern dibagi menjadi:

a.    Teori Organisasi Klasik.

1.    Disebut juga teori struktur (The structure theory of organization), menekankan kepada: struktur oragnisasi merupakan hasil [pembagian kerja (devision of work) dalam  Ekonomi dikenal devision of labour).

2.    Makna dalam bangsa kita bahwa, bilamana bangsa kita sudah dapat bekerja dan berdisiplin secara teratur, maka hal itu berarti bahwa proses modernisasi berhasil.

3.    Tokoh teori ini adalah Henri Fayol  (1856-1915) dan Frederick Wilson Taylor (1856-1915)

b.    Teori Hubungan Antar Manusia

1.    Disebut (The Human Relation Theory), ini muncul setelah adanya Research, oleh The Hawthorn Studies.

2.    Yaitu bahwa Organisasi dalam Praktek, adalah hasil dari produk:

a.    Hubungan antar manusia (human relation).

b.    Motivasi (motivation) yang dijalankan oleh Pemimpin Organisasi.

c.    Teori Proses

1.    Juga disebut The Process Theory of Organization.

2.    Bahwa suatu organisasi itu merupakan akibat  dari suatu proses :

a.    Proses kerjasama sekelompok orang

b.    Terjadinya aktivitas di dalamnya (dynamic organization)

c.    Dilakukan secara teratur.

d.    Teori Perilaku

1.    Disebut (The Behaviour Theory of Organization) bahwa:

a.    Ada dan tidaknya organisasi

b.    Baik dan buruknya organisasi

Tergantung dari Sikap Kelakuan (behavior) angota-anggotanya.

2.    Masalah penting menurut teori ini adalah:

Bagaimana membuat para anggota organisasi itu:

a.    Bersikap.

b.    Berfikir.

c.    Bertingkah laku, sebagai “manusia organisasi” (organization man) yang tepat.

3.    Tokoh teori ini adalah Herbert A. Simon, dalam buku Administrative Behaviour.

e.    Teori Sistema

1.    Juga disebut The Systems Theory of Organization.

2.    Mengatakan bahwa:

a.    Kita harus memandang bahwa organisasi itu sebagai suatu jaringan (network) dari macam-macam system yang saling berkaitan satu sama lain.

b.    Bekerja dan bergerak berdasarkan tata kaitan system-2 tertentu.

3.    Bahaya atau kelemahannya:

Bahwa orang-orang yang bekerja dalam rangka organisasi tersebut tidak ubahnya merupakan robot-2 hidup belaka.

9.    Fungsi utama Organisasi adalah:

a.    Menghasilkan barang-barang.

b.    Jasa-jasa.

c.    Informasi.

10. Hakekat Organisasi

Suatu kesatuan pembawa seperangkat tugas-2 yang berhubungan satu dengan yang lain, agar tujuan tercapai.

11. Prinsip-prinsip organisasi:

Lyndall F. Urwick, dalam buku Notes on the Theory of Organization, mengemukakan prinsip organisasi yakni:

a.    Principle of the Objective.

Setiap organisasi beserta bagian-2 nya harus memiliki maksud dan tujuan yang jelas.

b.    Principle of Specialization

Kegiatan-2 dari setiap orang anggota organisasi sejauh mungkin dibatasi satu fungsi saja.

c.    Principle of Coordination.

Ini dilakukan dalam rangka kesatuan gerak dan upaya mencapai tujuan.

d.    Principle of Authority

Dalam setiap organisasi terdapat Top Leader, yang diikuti dengan garis kewenangan yang jelas dan tegas, baik vertikan maupun horizontal.

e.    Principle of Responsibility

Atasan bertanggung jawab secara mutlak atas semua perbuatan bawahannya (folloership) dalam tugas-2 organisasi

f.     Principle of Definition

Isi dari setiap jabatan (posisi), kewenangan, tanggung jawab, serta hubungan dengan jabatan-2 (posisi) lainnya, mutlak harus dirumuskan dengan jelas dan tegas secara tertulis, serta diumumkan kepada semua pihak yang bersangkutan.

g.    Principle of Correspondence

Dalam setiap jabatan (posisi) kewenangan dan tanggung jawab harus cocok, harus memadai, harus setimpal dan harus sesuai.

h.    Principle of control

Idealnya setiap orang membawahi 5 atau 6 orang bawahan dalam tugas pekerjaan yang berkaitan (interlocks). Makin sempit span of controlnya, makin banyak tingkatan-2 nya (eselon-eselonnya, level-2 nya). Bilamana jumlah tingkatannya terlalu banyak maka organisasi menjadi lamban dan kaku.

i.      Principle of balance

Berbagai unit yang ada satu dengan yang lain harus selalu seimbang.

j.      Principle of continuity

Organisasi harus dibuat begitu dinamis sehingga dapat disesuaikan secara terus menerus, tanpa menggoncangkan suasana, kepada perubahan-perubahan keadaan  lingkungan dan tugas.

Bacaan

Prajudi Atmosudirdjo, Dasar-dasar Ilmu Administrasi, Ghalia Indonesia, Jakarta,  1986, h. 133-146.