Penggolongan Administrasi
Merencanakan
dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu
pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan
berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat.
Hal
ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah
sebagai berikut :
A.
Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda
rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan
dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran
lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan
terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat
dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara
tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara
secara garis besar.
B.
Menentukan peserta rapat
Dari
agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang,
kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan
atau pengurangan peserta rapat.
C.
Membuat undangan rapat
Surat
undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada
waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu
sebagai berikut :
1. Menggunakan kop
surat atau kepala surat.
2.
Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3.
Mencantumkan perihal undangan rapat.
4.
Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5.
Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani
oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu
pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau
pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk
lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan
agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan
kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga
memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
D. Membuat
daftar hadir rapat
Ada
dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di
atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta
yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus
dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan
notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan
bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai
berikut :
a. Agenda
rapat.
b.
Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
c. Bahan-bahan
yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan
tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
F.
Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat
anatara lain sebagai berikut :
1.
While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2.
Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3.
LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4.
Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5.
Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6.
Block note denagn bolpointnya.
7.
Name tag untuk peserta.
8.
Laptop atau computer.
Dalam
mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah
barang yang dibutuhkan.
G.
Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih
dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat
sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun
apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor,
rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa
kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi.
Hal-hal yang harus dipersiapkan
sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1.
Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan
penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari,
pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari
tersebut.
2.
Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat
sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan
konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3.
Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan
dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan
tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a.
Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk
jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya
klasikal/kelas :
b.
Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar
semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut
ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi:
c.
Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat
duduk gaya huruf U:
d.
Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat
duduk gaya workshop .
H.
Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari
satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu
sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat
tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan
terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
I. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan
di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus
dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus
menyiapkannya.
J.
Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan
(snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para
peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat
lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan
berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan
dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1.
Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2.
Disajikan selama rapat berlangsung.
3.
Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4.
Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat
para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah
tersedia.
K.
Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang
pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk
menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L. Pengecekan
persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H -
1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala
sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara
lain sebagai berikut :
1.
Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2.
Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3.
Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan
berfungsi dengan baik?
4.
Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5.
Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6.
Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
0 komentar:
Posting Komentar