Teori Kepemimpinan dan Manajemen dalam Administrasi Perkantoran

TEORI KEPEMIMPINAN – MANAJEMEN

1. HASIL PENELITIAN

Pertama:

Dari William H. Leffingwell, 2005, mengembangkan 5 prinsip untuk bekerja secara efektif, yaitu:

1.    Perencanaan Kerja

Setiap pemimpin - manajer administrasi haraus merencanakan pekerjaannya. Bagaimana, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan jua dijelaskan dalam perencanaan tersebut.

2.    Penjadwalan Kerja

Berdasarkan perencanaan yang dibuat, pemimpin-manajer dapat mengkoordinasikan usaha yang dilakukan pekerja, mesin, dan informasi dalam sebuah jadwal kerja.

3.    Pelaksanaan Kerja

Sistem operasi, prosedur, penyimpanan arsip, dan metode yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan. Untuk itu, pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan akurat.

4.    Pengukuran Kerja

Dengan mengembangkan alat ukur yang efektif, baik berdasarkan kuantitatif mupun kualitatif, manajemen administrasi akan dapat memberikan pengukuran kinerja yang jelas bagi organisasi maupun karyawan.

5.    Menggaji Pekerja

Hal yang terpenting adalah bagaimana pemimpin-manajer menyeleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi, dan mempromosikan pekerja agar motivasi mereka tetap tinggi.

(Sumber bacaan: Badri Munir Sukoco, 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, h. 5)

Kedua:

Bahwa perilaku manusia dalam memenuhi kebutuhannya menurut Abraham Maslow itu layaknya sebuah hierarki, yaitu:

1.    Kebutuhan fisik

Mencakup rasa lapar, haus, tempat berlindung, seks, dan kebutuhan tubuh yang lain.

2.    Kebutuhan kemanan

Yang mencakup pengamanan dan perlindungan dari bahaya fisik dan emosional.

3.    Kebutuhan sosial

Mencakup kebutuhan kasih sayang, rasa memiliki, penerimaan dari lingkungan dan persahabatan.

4.    Kebutuhan penghargaan

Mencakup penghargaan internal, seperti harga diri, kemandirian, dan pencapaian prestasi maupun penghargaan eksternal yang mencakup status, pengakuan, dan perhatian dari orang lain.

5.    Aktualisasi diri

Yang mendorong seseorang yang mampu melakukan sesuatu menjadi “seseorang” seperti pertumbuhan, pemenuhan potensi diri, dan pemenuhan hasrat diri pribadi.

(Sumber bacaan: Badri Munir Sukoco, 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, h. 7)

Ketiga:

Bahwa Kinerja Pegawai menurut Frederick Herzberg dipengaruhi oleh:

1.    Motivator

Dihasilkan dari pengalaman yang diperoleh dari kerja itu sendiri yang menciptakan sikap yang positif terhadap pekerjaan.

Kondisi ini dapat dicontohkan seperti pengembangan diri, pencapaian target, pengakuan dari atasan maupun pemberian tanggung jawab yang lebih besar.

2.    Faktor Pemeliharaan (hygienic)

Yaitu faktor eksternal yang berkaitan dengan produktivitas sebuah pekerjaan.

Misalnya kondisi tempat kerja yang nyaman, kebijakan penggajian, dlsb.

(Sumber bacaan: Badri Munir Sukoco, 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, h. 7)

Keempat:

Bahwa setiap pekerjaan atau tugas harus disusun sebuah target, hasil penelitian Peter F. Druker, 1954, yang dikenal dengan Management by Objectives (MBO):

Bahwa pada setiap pekerjaan atau tugas harus disusun sebuah target yang akan dicapai, sehingga kinerja yang akan dicapai akan mudah dianalisis.

(Sumber bacaan: Badri Munir Sukoco, 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, h. 8)

2. PROFESIONALISME ADMIMINISTRATOR PUBLIK

Burton dkk, 2000, ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk menjadi pegawai administrasi yang profesional:

1.    Jadilah orang yang efisien – mengorganisasi pekerjaan, mengelola waktu, mengelola sikap yang diinginkan, dan menyusun prioritas pekerjaan yang harus dilakukan;

2.    Mengetahui penggunaan soffware yang dibutuhkan dikantor;

3.    Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memproses komunikasi tertulis- membuat surat;

4.    Memahami konsep dari prosedur equipment oriented – mengirim dan menerima E-mail, menggunakan kalender elektronik, voice mail, Local Area Network (LAN), online data base, dan mengerti penggunaan multi media;

5.    Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan maupun pegawai, baik face to face di kantor, dalam rapat, menjawab telepon, membuat janji, dan membuat perencanaan perjalanan;

6.    Menggunakan otomasisasi kantor – fotokopi, scanner, facsimile;

7.    Menggunakan sumber data yang kredibel, data base maupun Internet guna mencari informasi;

8.    Memahami filing dan records control- prosedur- prosedur filing, aturan sistem, peralatan, hambatan, penyimpanan;

9.    Memahami jasa layanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor;

10. Mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya;

11. Menyadari akan adanya peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor;