Komunikasi dalam Administrasi Perkantoran

KOMUNIKASI

A.     TUJUAN

  Diharapkan mahasiswa mengetahui dan memahami proses komunikasi dalam perkantoran.

B.     STRUKTUR BAHASAN

1.    Pengertian Komunikasi

2.    Komponen Komunikasi

3.    Faktor-2 Penyebab Keberhasilan Komunikasi

4.    Faktor-2 Penghambat Komunikasi

5.    Pembicara sebagai Komunikator.

Renungan:

Dari Abu Hurairah, ia berkata, Rasulullah Saw, bersabda “Barangsiapa yang menempuh jalan untuk mencari ilmu maka Allah akan memudahkannya jalan ke surga” (HR. Al-Tirmidzi, 2570).

KOMUNIKASI

A.   Pengertian Komunikasi

Suatu proses pengoperan lambing-lambang atau berita antar manusia, atau antara seorang dengan orang lain atau organisasi / masyarakat  yang menimbulkan pengertian tukar-menukar keterangan atau penjelasan melalui saluran mekanisme untuk mencapai suatu tujuan

B.   Komponen Komunikasi

Komponen adalah bagian atau unsure-2 yang berperan dalam komunikasi:

1.    Komunikator, sumber pengirim berita.

2.    Encode, proses pengantar pesan.

3.    Message (pesan atau berita) atau ide yang diampaikan.

4.    Decode ialah proses penerimaan pesan.

5.    Komunikan (Communicatte), orang yang menerima berita, melalui pendengaran atau pengelihatan.

6.    Tanggapan atau respon (feed back)

C.   Faktor-2 Penyebab Keberhasilan Komunikasi

1.    Dari Komunikator (pemberi data)

a.    Kepandaian pengiriman berita

Mengusahi tenik bicara , memilih simbul atau lambing yang tepat, cakap membangkitkan minat pendengar / pembaca, dapat memberikan keterangan secara sistematis serta mudh ditangkap.

b.    Sikap komunikator

Ingat partnership kita adalah manusia, berarti dibutuhkan hubungan kemanusiaan (human relation), semakin baik hubungan kemanusiaan semakin lancar komuikasi. Jangan congkak, sombong.Bersikaplah tegas tetapi rendah hati.

c.    Pengetahuan kominikator

Komunikasi yang berhasil satu diantaranya ditentukan oleh kekayaan pengetahuan tentang………

d.    Sistem social (kedudukan sebagai apa)

1.    Formal dan

2.    Non Formal

e.    Keadaan lahiriah komunikator

Komunikasi lesan, suara mantap, ucapan yang jelas, intonasi yang baik, gerak-gerik tangan dan tubuh yang sesuai kebutuhan.

2.    Dari Receptor (penerima berita)

a.    Kecakapan berkomunikasi Receptor

Kecakapan mendengar dan membaca

b.    Sikap Receptor

Jangan curiga atau apriori terhadap pembicara (prejudice), karena menyebabkan hasilnya kurang murni.

c.    Pengetahuan Receptor

Pengetahuan yang luas akan mempercepat  penafsiran pembicaraan yang didengarkan

d.    System social

Harus memperhatikan apa dan siapa komunikator itu, sehingga cepat menyesuaikan diri. 

e.    Keadaan lahiriah Receptor

Indera yang sempurna, dilatih.

D.   Faktor-2 Penghambat Komunikasi

1.    Kecakapan yang kurang baik

Perlu belajar dan berlatih.

2.    Sikap yang kurang baik

Perlu memperdalam hubungan kemanusiaan dan mempelajari etika, dengan bersikap manis, simpatik tidak sombong, rendah hati, cukup tegas.

3.    Pengetahuan yang kurang

Sesuaikan dengan konteks pembiacaraan, berikan conoth-2 yang konkrit.

4.    Kurang memahami system social

Belajar mengamati lingkungan apa, siapa dan dimana ?

5.    Prasangka (Prejudice) yang tidak mendasar

Umumnya  ada pada msyarakat dengan pendidikan rendah, karena kurang pengetahuan, ilmu.

6.    Kesalahan bahasa

Umumnya kesalahan Sematik yaitu disebabkan perbedaan arti  dari suatu istilah.

7.    Jarak komunikator dan penerima

Usahakan sedekat mungkin / wajar.

8.    Indera yang rusak

Ujian dari tuhan.

9.    Komunikasi yang berlebihan

Terlalu banyak penjelasan sehingga menjadi kabur.

10. Komunikasi satu arah

Beri kesempatan dialogis yang baik, jadilah pendengar dengan baik dan bicaralah yang baik.

E.   Lambang

1.    Pengertian

Simbul yang digunakan pada suatu proses pengoperan komunikasi, baik secara lesan maupun tertulis, baik yang perlu ditafsirkan (non verbal)  maupun tidak perlu ditafsirkan (verbal).

2.    Kegunaan

Alat komunikasi agar benar-baner menjadi sepaham dengan komunikator.

3.    Keberhasilan

Pesan harus dirancang dengan baik, disampaikan dengan baik, menggunakan lambing, menimbulkan kebutuhan pribadi dan organisasi / masyarakat.

4.    Jenis Lambang

1.    Gerak

2.    Suara (Audio)

3.    Warna

4.    Bahasa

5.    Gambar

5.  Pesan

A.   Pesan melalui suara (sound message)

1.    Pesan verbal (telepon, rekaman)

2.    Pesan Non Verbal (Sirine, klakson, bel, dll).

B.   Pesan visual  (Yang dapat dilihat)

1.    Pesan verbar, semua yang tertulis.

2.    Pesan nion verbal , gambar, peta, dsb.

C.   Pesan melalui suara dan visual (audio visual), pesan yang dapat diterima dengan mata dan telinga.

D.   Pesan melalui rabaan (touch message), pesan yang diterima dengan perasaan kulit (Jabat tangan, mencium tanda kasih sayang, dll)

E.   Pesan melalui bau / penciuman (smell message)

1.    Minyak wangi

2.    Sate.

F. Pembicara sebagai KOMUNIKATOR

Saat ini anda sebagai Komunikator, yaitu orang yang berbicara:

Proses pembicaraan dibagi menjadi 3 (tiga) yaitu:

1.    Pendahuluan

Bagian yang penting dalam pembicaraan atau bicara adalah pada permulaan pembicaraan, atau pendahuluan,  usahakan semenarik mungkin untuk pendengar / lawan bicara.

Karena disadari atau tidak pikiran dan perasaan pendengar ada pada permulaan pembicaraan, gunakan kata-kata yang enak didengar sehingga apa yang saudara bicarakan dapat diserap oleh lawan bicara anda secara maksimal, gunakan kata-kata pendek, singkat namun berisi dan mengikat pendengarnya.

Sekali lagi dalam awal pembicaraan perlu diperhatikan:

a.    Kata-kata pendahuluan harus dapat memikat pendengar.

b.    Sebaiknya menggunakan kata-kata yang memotivasi.

c.    Kata-kata pembukaan menyajikan topic yang di bahas.

d.    Penekanan pembicaraan terhadap hal-hal yang penting, actual dan umum.

2.    Isi

Usahakan pembicaraan berlangsung secara efektif, dan perlu diperhatikan prinsip-prinsipnya, antara lain:

a.    Kejelasan berbicara.

b.    Konsistensi dalam penyajian isi, yaitu  isi pembicaraan sesuai dengan topik pembicaraan.

c.    Kecukupan isi pembicaraan baik kualitas maupun kuantitas.

d.    Penggunaan waktu dengan sebaik-baiknya.

e.     Topik yang dibicarakan aktual

f.     Penyebaran pembicaraan dapat diterima oleh seluruh lapisan.

3.    Penutup

Yang tidak kalah pentingnya pada bagian penutup pembicaraan, gunakan kata-kata yang simpatik, yang mencerminkan kualitas dan kuantitas anda.

Jika komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan (penerima pesan) kemudian menyampaikan tanggapan inilah yang disebut feed back atau umpan balik.

Menurut Ralph Web Jr, jenis feed back antara lain:

1.    Zero Feedback

Komunika tidak dapat memahami maksud komunikator.

2.    Positive Feedback

Terjadi hubungan yang baik antara konunikator dengan komunikan.

3.    Netral Feedback

Komunikan menyampaikan tanggapan yang tidak ada kaitan dengan masalah yang dibicarakan.

4.    Negative Feedback

Komunikan tidak mendukung, menentang dan mengkritik komunikator.