Mempersiapkan Rapat

RAPAT

A.     TUJUAN

  Diharapkan mahasiswa mengetahui dan memahami proses rapat.

B.     STRUKTUR BAHASAN

1.    Prinsip dasar bilamana akan menyelanggarakan rapat berpedoman pada pertanyaan :

2.    dst

Renungan:

Mengapa Rasulullah Saw melarang kita minum sambil berdiri ?

Ternyata secara medis dalam tubuh manusia terdapat penyaringan Sfringer.

Saringan tersebut dapat terbuka ketika kita duduk, dan tertutup ketika kita berdiri.

Air yang kita minum belum 10% steril untuk diolah oleh tubuh.

Bila kita minum sambil berdiri, maka air tidak tersaring oleh sfringer karena tertutup.

Air yang tidak tersaring oleh sfringer langsung masuk ke kantung kemih, dapat menyebabkan penyakit krinstal ginjal.

Subhanalloh, tiap perintah dan larangan Rasululloh pasti bermanfaat bagi umatnya.

Terapi air putih:

a.    Minum 2 gelas setelah bangun tidur dapat membersihkan organ 2 internal.

b.    Minum 1 gelas air, 30 menit sebelum makan dapat membantu fungsi seluruh pencernaan + ginjla.

c.    Minum 1 gelas air sebelum mandi dapat menurunkan tekanan darah.

d.    Minum 1 gelas air sebelum tidur dapat mencegah stroke + serangan jantung.

Tips sehat.

A.   Prinsip dasar bilamana akan menyelanggarakan rapat berpedoman pada pertanyaan :

1.       What?

Apa masalah yang penting akan dibicarakan dalam rapat?

Berarti perlu mempersiapkan agenda rapat.

2.      Why?

Mengapa rapat perlu dilaksanakan?

Berarti butuh penentuan urgensi dari rapat tersebut.

3.      Who?

Siapa saja yang akan dihadirkan dalam rapat tersebut?

Berarti butuh informasi tenatng peserta rapat yang akan / diundang.

4.      Where?

Di mana tempat rapat akan dilaksanakan?

Berarti butuh penentuan tempat penyelenggaraan rapat.

5.      When?

Kapan rapat akan dislaksanakan?

Berarti perlu menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

6.      How?

Bagaimana rapat akan dilaksanakan ?

Berarti ini perlu penetapan apakah rapat akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat dibagikan terlebih dahulu atau tidak, menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat.

Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

A.  Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B.  Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C.    Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1.        Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.         Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.         Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.         Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.         Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut  diselenggarakan.

6.     Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D.   Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E.     Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a.   Agenda rapat.

b.   Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c.       Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F.                 Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.             While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.             Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.             LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4.             Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.             Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.             Block note denagn bolpointnya.

7.             Name tag untuk peserta.

8.             Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G.      Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi.

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.         Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.         Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.        Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.       Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b.        Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi:

c.        Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d.         Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .