- DESKRIPSI SINGKAT ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Kantor
a. Pengertian
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, artinya: “ruang atau tempat untuk
melakukan sutau pekerjaan organisasi”
Kantor berasal dari Bahasa Belanda, yaitu Kantoor dan mengalami
pembauran dengan bahasa Inggris Office, yang mempunyai arti: Suatu
ruang / kamar kerja atau ruang tulis menulis, pimpinan dan atau staf dalam
menjalankan aktifitasnya, baik pemerintah maupun swasta (goverment and
nongoverment)
Kesimpulannya:
Kantor adalah tempat untuk beraktivitas atau
bekerja, yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam organisasi atau secara
individu, guna mencapai tujuan tertentu, bahkan berkembang dalam bentuk Web.
b. Fungsi
Kantor
Menjamin lancarnya aktivitas atau pekerjaan pelayanan-pelayanan: komunikasi,
pencatatan, surat-menyurat, pembiayaan yang digunakan oleh pimpinan (leader) /
menejer (manager) maupun anggota / bawahan (follower).
2. Administrasi
Perkantoran
a. Pengertian
Administrasi.
Administrasi, secara etimologis dari bahasa Latin dari kata ad yang artinya “intensif’, dan menteri yang artinya to
serve (melayani).
Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda administratie, meliputi catat-mencatat, surat menyurat,
ketik-mengetik, ketata usahaan (clirecal
work).
Dalam
praktek perkantoran, pengertian administrasi, manajemen, kepemimpinan dan
perkantoran digunakan secara silih berganti atau bersamaan.
b. Aspek-aspek
Kepemimpinan – Manajemen Perkantoran, berkaitan dengan efektif, efisien dan
rasional:
1. Visi,
Misi, Tujuan, Sasaran
Merupakan suatu penting dalam menentukan arah dan tujuan atau payung
kegiatan hingga samapai pada organisasi terkecil dan substantif.
2. Organisasi
Himpunan manusia yang beraktifitas dengan tujuan tertentu sesuai dengan
deskripsi pekerjaan dan tanggung jawabnya masing-masing.
3. Metode
dan Strategi serta Sistem
Sistematika / urutan pekerjaan,
siapa, dimana dan kapan pekerjaan tersebut dilaksanakan dan diselesaikan.
4. Personalia
Personalia berkaitan dengan penempatan pegawai, pendidikan dan latihan,
motivasi, kinerja, responsibiltas, akuntabilitas, dll.
- DEFINISI
(KEPEMIMPINAN-MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN)
1. Arthur
Grager (1958), fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan
warkat dari suatu oragnisasi;
2. William
Leffingwell dan Erwin Robinson (1950), berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan;
3. George
Terry (1966), perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
4. Institute
of Administrative Management (Anonymous, 2002), memfokuskan pada layanan untuk
mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik itu merencanakan maupun
mengomunikasikannya guna mengamankan aset organisasi serta mempromosikan
layanan adminsitrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan oragnisasi.
5. Quible
(2001), rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan
hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk
menunjang pencapaian tujuan organisasi.
- OFFICE SUPPORT FUNCTIONS
(FUNGSI PENDUKUNG PERKANTORAN)
1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi
administrasi perkantoran yang membutuhkan pikiran minimal mencakup pengarsipan,
penggandaan, dan lain-lain. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf
administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi
yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai,
seperti familiaritas dengan beberapa software. Fungsi ini biasanya dilakukan
oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informatika suatu organisasi.
3. Fungsi Analsis, yaitu fungsi
yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk
mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat
keputusan. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten pemimpin /
manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh
atasannya;
4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi
yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan
serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan
kegiatan. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang
karier sebelum naik menjadi pemimpin-manajer suatu organisasi.
5. Fungsi Leader-Manajerial, yaitu fungsi
yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian,
seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi kinerja pegawai –
karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat pemimpin-manajer
yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi
suatu organisasi.
- PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Faham
Administrasi Perkantoran
a. Kantor
b. Administrasi
Perkantoran
2. Fungsi
Pekerjaan Kantor dalam Organisasi
a. Organisasi
b. Delegasi
c. Sentralisasi
d. Prosedur
e. Sistem
f. Penyederhanaan
kerja
g. Bentuk-bentuk
organisasi kantor
3. Pekerjaan
Kantor
a. Pekerjaan
kantor
b. Sumber
Daya dalam Kantor
4. Persyaratan
Personal
a. Syarat-2
personal kantor
b. Sumber
Tenaga Kerja
c. Langkah-2
seleksi personal
- PRINSIP ADMINISTRASI
Sehingga dalam arti yang luas, prinsip-prinsip administrasi, meliputi:
1.
Perencanaan (planning)
2.
Pengorganisasian (organizing-coordinating)
3.
Aktivitas (actuating)
4.
Kontrol – pengawasan (controlling)
5.
Otoritas-kewenangan (authority)
6.
Pembagian pekerjaan-rantai skala (span of control)
7.
Kesatuan komando (unity of command)
8.
Kesamaan dan Kesatuan arah kegiatan (equity and unity
of direction)
9.
Pemberian imbalan dan sanksi (reward and punishme)
10.
Inovator, Motivator, Stabilisator, Modernisator,
Advokator
11.
Jujur, Mujur, Syukur, Makmur
Sumber Bacaan:
Badri Munir
Sukoco, 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, h.
3-4.
0 komentar:
Posting Komentar